Hace unos días tuve la oportunidad de impartir un par de talleres de productividad personal, para profesionales del sector de seguros, y una de las cosas en las que más se insistió fue en el mal uso que se hace del correo electrónico y lo que ello supone de sobrecarga de trabajo y aumento del estrés.

Por ello, y aunque ya se han escrito numerosos artículos al respecto, el primer correo electrónico se envió en 1971, creo que no está de más presentar una serie de consejos que faciliten el correcto uso de esta indispensable herramienta de comunicación y trabajo.

Mantén vacía la bandeja de entrada

Existen numerosas razones (falta de tiempo, sentirnos más seguros, dejadez…) por las que las bandejas de entrada de los programas de correo están llenas. Algunas personas que conozco tienen miles de correos en ellas, convirtiéndolas en un histórico de su actividad durante años. Pues bien, la bandeja de entrada hay que procurar mantenerla vacía porque su única función es la de servir de lugar de recepción de los correos para que decidamos qué hacer con ellos. Y sólo hay tres cosas posibles:

1. borrar todos los que no requieran acción o no sea necesario guardar,
2. actuar sobre los que requieren acción y
3. guardar aquellos que vayan a requerir una acción posterior o constituyan algún elemento de consulta, para lo que hay que disponer de un sistema de carpetas que nos permitan saber dónde buscar.

Utiliza el teléfono o soluciónalo personalmente

No dudes en coger el teléfono o, si es posible y rápido, acercarte a hablar con la persona en cuestión para aclarar el asunto, en lugar de enviar unos cuantos correos porque no os aclaráis. No obstante, ten en cuenta que, si te han escrito un correo electrónico, es posible que haya motivos para hacerlo así, como la necesidad de que lo expuesto conste por escrito.

Úsalo correctamente

No vivas pendiente de él

1. En función de tu trabajo, míralo un número determinado de veces: dos o tres veces al día suele ser suficiente.
2. Respeta a los demás y no estés pendiente de él cuando estés con otras personas (reuniones, entrevistas…).
3. No te dejes esclavizar por la tecnología: mucho cuidado con los portátiles, tabletas, móviles…

Mira el correo de una sola vez

No pierdas tiempo repasando la lista de correos de entrada varias veces. Actúa ya.

Reduce el número de correos

1. Regla de oro: cuantos menos mandes, menos te llegarán.
2. Sé muy selectivo con las listas de distribución. Pide que te eliminen de aquellas en que no sea necesario que estés y sigue el mismo criterio con los destinatarios de las tuyas.
3. Piensa siempre en los demás a la hora de poner en copia.

¿Seguro que es urgente?

Antes de lanzar un correo como urgente hay que considerar seriamente si lo es tanto como creemos, sobre todo para la(s) persona(s) que lo reciba(n), ya que, normalmente, no lo es. Si realmente lo es, explícalo en el cuerpo del correo.

Contesta siempre

Sea urgente o no, hay que contestar a los correos que requieren acción, aunque sólo sea por educación y para decir que, cuando puedas, te pones con el tema en cuestión. El margen de tiempo que se suele aconsejar son 24 horas.

Cuidado con el correo no solicitado

1. Responder al correo no solicitado (spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo basura de tu buzón ya que le indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados deben borrarse sin más.
2. No abras ficheros que no esperas. Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debes abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus. Ten en cuenta que no siempre tu antivirus, suponiendo que lo tengas instalado y actualizado, los detecta.
3. No difundas correo no solicitado. No reenvíes correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores y bulos (por ejemplo sobre virus…). Solo contribuirás a aumentar el correo no solicitado entre tus conocidos.

Utiliza algún método para archivarlos

Aunque existen diferentes metodologías para organizar los correos, que proponen distintos números de carpetas, puedes hacer un buen manejo de tu correo sólo con estas cuatro:

Abre tus correos el menor número de veces posible

1. No dejes que crezcan. Si un correo es inútil, bórralo sin dudarlo.
2. Empieza siempre por las carpetas Por hacer y Debo.
3. Si puedes contestarlo rápidamente, hazlo ya. No lo retrases ni lo dejes para más tarde. Si te va a llevar más tiempo, guárdalo en Debo.
4. Si necesitas que te confirmen o aprueben algo, ponlo en la carpeta Me deben.
5. Si tiene información que pueda serte útil, guárdalo en la carpeta Leer.
6. Una vez que hayas recogido la información útil, lee y borra todo lo que puedas en tus ratos libres.

No agobies

Salvo que sea estrictamente necesario, no actives la opción de confirmación de lectura del correo. Muchas personas consideran intrusiva esta práctica y se sirven de la opción de «no enviar», con lo que no conseguirás recibir la confirmación.

¿Enviar correos de agradecimiento?

A mucha gente le molesta recibir correos en los que sólo pone “Gracias”, ya que consideran que su lectura les hace perder tiempo. Para evitarlo hay que encontrar el equilibrio adecuado. Ante la duda, sé siempre agradecido y acusa recibo. Puedes obviarlo con las personas con las que te cruzas correos frecuentemente, con lo que evitarás un buen número de aperturas y lecturas.

Respeta la privacidad de los mensajes y el destinatario

No reenvíes los mensajes que te llegan sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial. Tampoco divulgues la dirección de una persona a terceros sin su permiso ni publiques direcciones de correo en una web sin permiso del titular.

Invierte para ahorrar

Cuanto mejor conozcas cómo funciona tu programa de correo mejor manejarás tu correspondencia y más tiempo ahorrarás.

Cuando escribas y envíes

Selecciona adecuadamente a los destinatarios

El correo electrónico permite TRES tipos de destinatarios, que te permiten seleccionar adecuadamente, para cada uno de tus destinatarios, qué acción requiere.

1. En PARA se incluye a las personas que DEBEN ACTUAR o RESPONDER el mensaje.
2. En CC (Con Copia) se incluye a las personas que DEBEN estar INFORMADAS y de las que no se espera respuesta.
3. En CCO (Con Copia Oculta) se incluye a las personas que se quiere informar pero que no se quiere divulgar que se las informa. También sirve para enviar un mensaje a muchas personas que no se conocen entre sí.

Indica en el campo «Asunto» una frase descriptiva del mensaje

Así resumes el contenido y permites saber fácilmente qué hay que hacer con él: si se debe leer en seguida o si puede esperar… También le facilita al destinario la clasificación, recuperación y lectura y constituye una norma de cortesía.

Envía mensajes cortos

Lo ideal es que no ocupen más de una pantalla, fundamentalmente para facilitar una rápida lectura.

Limita el uso de adjuntos

El correo electrónico no es el mecanismo adecuado para transferir ficheros. Ten en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero puede estar prohibido en el sistema receptor. Cuando envíes un adjunto indica en el texto del mensaje cuáles son su propósito y su contenido para evitar que el destinatario sospeche que se trata de un virus.

No envíes correos con ficheros con chistes, cadenas… si no estás seguro de que le van a llegar a quien quiere recibir estas cosas.

Saluda y despídete

Al menos empieza con «Hola» y despídete con «Saludos«, con el nivel de formalidad que requiera el destinatario. Puedes ahorrarte el saludo siempre que no sea el primero de un mismo hilo de correos. Evita las fórmulas demasiado estandarizadas: «Me despido con un saludo afectuoso, atentamente«.

La forma de redacción debe adecuarse al destinatario

Utiliza el lenguaje y el tono apropiados para el destinatario al que te diriges. Ten en cuenta que se trata de comunicación escrita. Escribe con tds ls ltrs. No uses el lenguaje de los SMS, ni cuando escribas desde el móvil. Un correo se considera algo más serio que un mensaje de WhatsApp. Evita también abreviaturas y siglas como ASAP, FYI, LOL y WTF.

Sigue el esquema: introducción, desarrollo, resumen

La fórmula anticipa lo que vas a contar, cuéntalo y resúmelo es tremendamente efectiva y clarificadora para el destinatario.

Cuando respondas a las cuestiones que te planteaba tu interlocutor en un correo anterior, contesta siempre primero a sus preguntas y/o comenta sus sugerencias y, sólo después, puedes escribir libremente sobre lo que quieras.

Desarrolla cada idea en un párrafo

Esto aporta mucha claridad y facilita la lectura y la comprensión.

Sé educado, utiliza un tono amable

Nunca envíes cartas en caliente, deja pasar un tiempo para calmar los ánimos. Rebaja el tono si te escriben enfadados y sé aún más amable con los correos amables. Ten mucho cuidado con el humor porque puede no ser entendido y crearte problemas no esperados.

No escribas en mayúsculas

CUANDO ALGUIEN ESCRIBE EN MAYÚSCULAS DA LA IMPRESIÓN DE QUE ESTÁ GRITANDO Y ESO PUEDE RESULTAR MOLESTO. Esta convención, que es anterior a Internet, y que identifica las mayúsculas con los gritos, se remonta a mediados de los 80, con los grupos de Usenet. Las mayúsculas siempre han estado asociadas a la seriedad estética (por ejemplo, en los monumentos) y también para mostrar ira en textos escritos. Por tanto, no grites, a no ser que sea ESTRICTAMENTE NECESARIO.

Utiliza emoticones (símbolos)

Úsalos sin complejos pero con moderación y nunca en un mensaje formal. Es un detalle simpático, irónico, o en todo caso, un mal menor. Pero siempre un detalle. No utilices la arroba (@) como sustituto del género neutro.

Incluye una firma sencilla

Que contenga tu información esencial de contacto, que no lleve imágenes o información innecesaria. Ten presente si quieres que estos datos sean visibles cuando escribes a ciertas personas o a listas de distribución. Nunca dejes de identificarte con nombre y apellidos cuando te dirijas a personas desconocidas.

Relee antes de enviar

Son dos minutos y te ahorrarás muchos errores y disgustos.

Evita la coletilla final “Enviado desde mi…”

Elimina la coletilla final “Enviado desde mi iPhone” y similares. A nadie le interesa qué modelo de móvil o de tableta usas. Y aunque puede ser un aviso de que, como lo has escrito desde el móvil, puede contener errores y/o faltas, no es excusa para no releerlo y corregirlo antes de enviarlo, sobre todo teniendo en cuenta que cada vez enviamos y leemos más correos desde dispositivos móviles.

Si tienes en cuenta estas ideas, le estarás indicando al mundo lo importantes que son para ti las personas a las que te dirijes y los correos que escribes. Y, no lo dudes, influirás en todos con los que te relacionas. Ya sabes que, como en tantas cosas en la vida y en el trabajo, si nadie hace nada para mejorar el manejo de los correos todos, directa o indirectamente, sufriremos las consecuencias. Así que, aplícate el cuento.

a.

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