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¿Ocupado o productivo?: tú decides
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Una de las constantes de la mayoría de los profesionales de este país, probablemente sea algo también global, es lo ocupados que están, la gran cantidad de tareas que afrontan y el sinnúmero de compromisos que atienden. Pero, que una persona esté muy ocupada, que haga muchas cosas, no, necesariamente, significa que sea una persona productiva. El número de horas dedicadas al trabajo y las tareas llevadas a cabo no son sinónimos de que sean los adecuados para alcanzar los objetivos que se plantee lograr. Suponiendo, claro, que se los haya planteado.
Con al ánimo de ayudar a tantas personas despistadas, muchas equivocadas, a continuación, comentaré algunas de las cosas que podemos, y debemos, tener en cuenta para dejar de estar (mal) ocupados y ser más productivos.
Lee el resto de esta entrada¿Estamos preparados para el trabajo del futuro?
El otro día, mientras hacía cola en el supermercado, empecé a pensar qué harían todas esas personas que hoy trabajan en las cajas, cuando, dentro de muy poco, su trabajo desaparezca. Y lo mismo se podría pensar de los cajeros de banca y de autopistas; taquilleros de cine; documentalistas; trabajadores de información y servicio al cliente; contables, auditores y administrativos; operarios de fábricas, cadenas de montaje y almacenes; numerosos mandos intermedios; carteros; profesionales de la limpieza; bibliotecarios; pilotos comerciales, conductores de trenes y metro, transportistas y taxistas…
Ya no es ningún secreto que en las próximas décadas desaparecerán la mayoría, sino todos, los trabajos manuales susceptibles de ser sustituidos por una máquina o un ordenador. Y, con ellos, todas las posiciones intermedias que no aporten suficiente valor añadido.
Y esto es así porque estamos inmersos en plena cuarta revolución industrial, también llamada 4.0, que sigue a los otros tres procesos históricos transformadores anteriores:
Delega para crecer y hacer crecer
En dos recientes talleres sobre productividad personal, constaté (y no era la primera vez) que muchos directivos no tienen claro qué es delegar y cómo debe hacerse. Para añadir un poco de claridad sobre este tema, trataré de dar las claves en este artículo. Espero conseguirlo y que sirva para hacer que la delegación sea más asequible.
Qué es delegar
Delegar constituye una habilidad clave para todas aquellas personas con responsabilidad hacia los demás y consiste en asignar tareas a individuos o a equipos, otorgándoles el nivel necesario de libertad y responsabilidad para realizar la tarea del modo más competente y productivo. Por tanto, delegar es confiar a los colaboradores poder de decisión y acción (por lo que está muy relacionado con el empoderamiento) y es tremendamente eficaz cuando se asignan las tareas a las personas más adecuadas.
Una buena delegación permite, tanto a quien delega, como a todo el equipo, rendir al máximo y desarrollarse para afrontar nuevos retos.
La delegación nunca es estática: dado que las tareas del equipo cambian, también el modo en que se asignan precisa de una adaptación. Asimismo, las personas se transforman y evolucionan con el tiempo, por lo que la forma de delegar en ellas también debe evolucionar.
Cómo hacer un buen uso del correo electrónico
Hace unos días tuve la oportunidad de impartir un par de talleres de productividad personal, para profesionales del sector de seguros, y una de las cosas en las que más se insistió fue en el mal uso que se hace del correo electrónico y lo que ello supone de sobrecarga de trabajo y aumento del estrés.
Por ello, y aunque ya se han escrito numerosos artículos al respecto, el primer correo electrónico se envió en 1971, creo que no está de más presentar una serie de consejos que faciliten el correcto uso de esta indispensable herramienta de comunicación y trabajo.
8 consejos para iniciar y terminar las reuniones a tiempo
¿Tus reuniones suelen empezar tarde y pasarse de tiempo? Esto no tiene por qué ser así. Las reuniones eficientes son una de las principales herramientas de productividad del trabajo en equipo. Así que ¡ya es hora de tomarse más en serio las reuniones!
Aunque, dependiendo de la naturaleza de la reunión, no todas deben tener una duración estipulada de antemano, en la mayoría de los casos sí hay que fijar la hora de finalización y, tanto si eres el organizador de la reunión o un asistente, debes comprometerte a iniciar y a terminar tus reuniones a tiempo. Pide a los asistentes que sean puntuales para poder terminar a tiempo. No tolerar la tardanza será establecer un estándar de comportamiento para el grupo, y los participantes probablemente cumplirán si las expectativas están bien definidas y ejecutadas en forma consistente.
A continuación se enumeran algunos sencillos consejos para ayudarte a iniciar y terminar las reuniones a tiempo.
Flexibilizar el trabajo y reducir las oficinas a la mínima expresión
Hace unos días, al visitar las oficinas de una de mis empresas clientes, una importante consultora de TIC, volvió a mi cabeza algo que, ya hace unos cuantos años, parecía ser el futuro cercano: la generalización del teletrabajo.
Esta idea surgió en los años setenta del siglo XX, cuando, con la crisis del petróleo, se encareció el transporte y las empresas comenzaron a pensar que resultaba más económico llevar el trabajo al trabajador que trasladar al trabajador a donde estaba el trabajo.
No pude dejar de pensar para qué hacían falta tantas plantas de edificio, tantas salas, tantos despachos, tantas zonas comunes…, muchas infrautilizadas. ¡Qué poco eficiente es esta situación, y más en estos tiempos que corren! Porque, claro, todo ese enorme coste hay que repercutirlo en los clientes, haciéndoles pagar precios más altos por los productos/servicios que se les ofrecen. No parece que esa sea la mejor forma de potenciar las relaciones comerciales y, entre todos, mejorar la actual situación, ofreciendo las mejores condiciones posibles. ¿Cuánto se podrían abaratar los costes deshaciéndose de tanto metro cuadrado inútil? ¿Acaso el negocio no se desarrolla en la interacción constante con los clientes? ¿Dónde están la competitividad y la innovación? Entonces, ¿qué hacen tantos y tantos empleados llenando las oficinas, cuando podrían trabajar en sus casas?
Un día cualquiera
Luis, se despertó a las 5:10 de la mañana. No se pudo volver a dormir porque un montón de preocupaciones le daban vueltas en la cabeza. Tenía que terminar el informe para presentar un proyecto muy importante, la fecha límite era dentro de tres días y le llevaría al menos un día y medio de trabajo, y resolver algunas cuestiones urgentes con sus colaboradores.
Después de dar un montón de vueltas en la cama, decidió levantarse e ir más pronto a la oficina para ganar tiempo, aprovechando la tranquilidad reinante antes de que empezaran a llegar todos. A las 7:15 estaba ya sentado en su mesa, con los papeles de su informe delante y el ordenador encendido.
Mientras releía los últimos párrafos que había escrito el día anterior, sonó la alarma que le indicaba que un nuevo correo había entrado. Sin pensarlo dos veces, dejó lo que estaba haciendo y miró a ver qué era aquello que entraba tan temprano. Sin duda debía ser algo importante.
Conciliar vida-trabajo con equilibrio
«Si tú no decides cuál es la vida que quieres vivir, otros lo harán por ti… y, es probable, que no te guste lo que decidan.»
Siguiendo con las reflexiones iniciadas en Productividad, no presencia, os invito a que veáis este video, en el que Nigel Marsh, «uno de los más destacados escritores y comentaristas de Australia«, nos ofrece, desde su experiencia personal, sus puntos de vista sobre cómo sacar el máximo partido de los negocios, la vida y los que te rodean.
Para ello, nos muestra cómo conseguir un día ideal, equilibrando el tiempo personal (propio y familiar) y la productividad profesional, ofreciéndonos un estímulo para lograrlo.
Productividad, no presencia
Muchas empresas tienen la costumbre de alargar, artificial e innecesariamente, las jornadas laborales. Esta situación, para la gran mayoría de los que la sufren, es un auténtico suplicio, que no tiene justificación, y que hace cada vez más difícil la conciliación entre la vida personal y profesional.
Como últimamente numerosas personas asistentes a mis cursos me lo han propuesto como tema de conversación y debate, seguramente la crisis lo haya potenciado, quiero abordarlo, ordenando y resumiendo las numerosas opiniones escuchadas, pese a que haya sido objeto de análisis en numerosas ocasiones.
Medio en serio, medio en broma 