La toma de decisiones (TD), de la que ya vimos su funcionamiento y bases neurológicas, es una habilidad fundamental en los ámbitos profesional y personal, ya que nos permite resolver problemas, aprovechar oportunidades y avanzar hacia nuestras metas. Implica evaluar diferentes opciones y elegir la más adecuada según los objetivos y criterios establecidos y los recursos disponibles.

Sin embargo, no siempre es fácil tomar decisiones acertadas, ya que muchas veces nos encontramos con dificultades para tomarlas, ya sea por falta de información, de tiempo, de confianza o de claridad, sobre todo cuando hay situaciones de incertidumbre, presión o conflicto. Por eso, es importante seguir un proceso y contar con diferentes técnicas que ayuden a mejorarla, haciéndola más racional, eficaz y creativa.

Proceso

La TD es un proceso que implica evaluar diferentes opciones y elegir la más adecuada para alcanzar un objetivo. Tarea que puede ser complicada ya que, unas veces, nos enfrentamos a situaciones complejas, inciertas o ambiguas, que nos generan dudas, estrés o ansiedad. Y, otras veces, nos dejamos llevar por emociones, prejuicios o hábitos, que pueden afectar negativamente a nuestra capacidad de elegir bien.

El proceso de TD consta de varias fases que ayudan a abordar el problema de manera sistemática y llegar a una elección informada. Por eso, es conveniente seguir un proceso sistemático que facilite el análisis y la evaluación de las alternativas.

1. Mantener una mente abierta y considerar diferentes perspectivas

Antes de tomar una decisión es fundamental abrir la mente y considerar diferentes perspectivas y puntos de vista, que permitirán tener una visión más amplia de la situación y tomar una mejor decisión.

En este momento ayuda mucho practicar la meditación o la atención plena para mejorar la concentración y la claridad mental, permitiendo decisiones más reflexivas y acertadas.

2. Controlar las emociones

Las emociones son un factor muy influyente en la TD, por lo que aprender a controlarlas es un desafío, para el que existen técnicas efectivas que ayudan a manejarlas de manera saludable y constructiva: toma de conciencia emocional, práctica de la respiración consciente, reestructuración cognitiva, autorregulación emocional, apoyo social, comunicación asertiva, etc.

Controlar las emociones no significa reprimirlas, sino gestionarlas de manera saludable. La práctica regular de estas técnicas ayuda a tener un mayor control emocional y a tomar decisiones más equilibradas en diferentes situaciones.

3. Identificar adecuadamente el problema

Resolver problemas suele ser la razón de que nos veamos abocados a tomar una decisión. Pero, muchas veces, no hacemos el análisis necesario para detectar dónde están las causas raíz que los provocan. Consiste en identificar y delimitar el asunto que requiere una decisión y, también, los criterios y restricciones que lo condicionan. Es sumamente importante hacerlo bien ya que un problema bien identificado, del que se comprende a fondo su naturaleza y alcance, facilita mucho el proceso y la toma de la mejor decisión.

Ejemplo: Supongamos que eres el gerente de un equipo de desarrollo de software y te enfrentas a un problema recurrente de retrasos en la entrega de proyectos. Identificas que el problema radica en una falta de coordinación entre los miembros del equipo y la asignación ineficiente de recursos.

4. Recopilar información

En esta etapa, se debe obtener la información necesaria para comprender mejor el problema y las posibles soluciones. Recopila datos relevantes, busca antecedentes, realiza investigaciones y consulta a expertos para obtener una visión más completa de la situación.

Ejemplo: Para abordar el problema de los retrasos en la entrega de proyectos, podrías recopilar datos sobre los plazos promedio de entrega, revisar informes de seguimiento de proyectos anteriores y entrevistar a los miembros del equipo para obtener su perspectiva sobre las posibles causas de los retrasos.

5. Generar alternativas

Se trata de generar diferentes opciones o alternativas que puedan abordar el problema identificado, sin descartar ninguna a priori. Cuantas más opciones consideres, más amplio será tu abanico de posibilidades para tomar una decisión.

Ejemplo: Para resolver el problema de los retrasos en la entrega de proyectos, podrías generar alternativas como: implementar una metodología ágil de gestión de proyectos, contratar más personal, redistribuir las tareas entre los miembros del equipo o mejorar la comunicación interna.

6. Evaluar las alternativas

Una vez generadas las alternativas, es el momento de evaluarlas. Consiste en comparar las ventajas y desventajas de cada alternativa, teniendo en cuenta los criterios y restricciones definidos previamente, y seleccionar la solución que ofrece mayor beneficio y menor riesgo. Considera los pros y los contras de cada alternativa y analiza cómo se alinean con los recursos disponibles y los resultados esperados.

Ejemplo: Para evaluar las alternativas propuestas, podrías considerar factores como la eficiencia, la efectividad, el impacto en el equipo, los costes y la viabilidad de implementación. Y evaluarías cómo cada opción afectaría a los plazos de entrega, la calidad del producto final y la satisfacción del cliente.

7. Tomar la decisión

En esta etapa, se debe seleccionar la opción que se considere más adecuada según la evaluación realizada. Ten en cuenta la información recopilada, los análisis realizados y tus objetivos y valores personales.

Ejemplo: Después de evaluar las alternativas, podrías decidir implementar una metodología ágil de gestión de proyectos, ya que te permitiría abordar de manera más efectiva los problemas de coordinación y y acortar los plazos en la entrega de proyectos.

8. Implementar la decisión

Llegó el momento de ponerla en práctica. Diseña un plan de acción detallado, asigna los recursos y responsabilidades necesarios y comunica claramente la decisión a las partes involucradas.

Ejemplo: Para implementar la metodología ágil de gestión de proyectos, podrías establecer reuniones regulares de seguimiento, capacitar al equipo en los principios y prácticas ágiles, y ajustar los roles y responsabilidades para adaptarlos al nuevo enfoque.

9. Evaluar y retroalimentar

Finalmente, es importante evaluar los resultados de la decisión tomada y realizar un seguimiento para verificar si se están logrando los resultados deseados, identificando posibles errores o desviaciones. Si es necesario, realiza ajustes o correcciones para mejorar el proceso de TD en futuras situaciones similares.

Ejemplo: Después de implementar la metodología ágil, evalúa el desempeño del equipo y los plazos de entrega. Proporciona retroalimentación periódica y analiza si los retrasos han disminuido y si se han obtenido mejoras en la productividad y la satisfacción del cliente.

Ten muy presente que el proceso de TD es iterativo y puede variar según las personas involucradas, la naturaleza del problema y el contexto en el que te encuentres. Es importante estar abierto a ajustes y mejoras continuas a medida que se adquiere más experiencia y se enfrentan nuevos desafíos.

Técnicas

Exploraremos ahora algunas técnicas para mejorar la TD que se pueden aplicar en diferentes contextos y situaciones con el fin de optimizar las decisiones y lograr mejores resultados..

1. Matriz de decisión

Es una herramienta que permite comparar varias opciones en función de una serie de criterios previamente definidos y ponderados. Consiste en elaborar una tabla con las opciones en las filas y los criterios en las columnas, asignando una puntuación a cada opción según el grado de cumplimiento de cada criterio. Luego, se suman las puntuaciones de cada fila y se elige la opción con mayor calificación.

Esta técnica es útil cuando se dispone de varias opciones con diferentes ventajas e inconvenientes, y se quiere compararlas de forma objetiva. Por ejemplo, si quieres comprar un coche nuevo, puedes usar una matriz de decisión con criterios como el precio, el consumo, la seguridad, el diseño, etc.

2. Diagrama de Ishikawa

También conocido como diagrama de causa-efecto o diagrama de espina de pescado, es una herramienta que permite identificar las posibles causas de un problema o situación. Consiste en identificar el problema o el objetivo que se quiere alcanzar y representarlo como la cabeza del pescado. Luego, se trazan las espinas principales, que son las categorías o factores que influyen en el problema o el objetivo. Finalmente, se desglosan las causas o subfactores que corresponden a cada categoría o factor.

Se utiliza cuando se quiere analizar un problema en profundidad y encontrar sus causas raíz. Por ejemplo, si quieres mejorar tu productividad en el trabajo, puedes usar un diagrama de Ishikawa con categorías como entorno, recursos, procesos, personas, etc.

3. Método SCAMPER

Es un acrónimo que significa Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Poner en otro uso, Eliminar y Reordenar. Son preguntas que se pueden hacer para generar ideas innovadoras y creativas sobre cómo resolver un problema o mejorar una situación. Por ejemplo: ¿Qué se puede sustituir para mejorar? ¿Qué se puede combinar para crear algo nuevo? ¿Qué se puede adaptar de otro contexto? ¿Qué se puede modificar o cambiar? ¿Qué se puede poner en otro uso o aprovechar de otra forma? ¿Qué se puede eliminar o simplificar? ¿Qué se puede reordenar o invertir?

Muy útil cuando se quiere crear algo nuevo o diferente a partir de algo existente. Por ejemplo, si quieres diseñar un nuevo modelo de zapato deportivo, puedes usar este método para modificar algún aspecto del zapato actual.

4. Análisis DAFO

Consiste en identificar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades que tiene una organización, un proyecto o una persona frente a su entorno. Las debilidades y fortalezas son factores internos, mientras que las amenazas y oportunidades son factores externos. Al realizar este análisis, se puede conocer mejor la realidad, detectar los puntos fuertes y débiles, y definir las estrategias más adecuadas para aprovechar las oportunidades y minimizar las amenazas.

Por ejemplo, si queremos emprender un negocio propio, podemos hacer un análisis DAFO para conocer nuestros puntos fuertes y débiles como emprendedores, así como las oportunidades y amenazas que ofrece el mercado.

5. Método 5W2H

Es una herramienta para planificar las acciones necesarias para implementar una decisión. Consiste en responder a siete preguntas básicas sobre el problema o el objetivo que se quiere resolver o alcanzar: ¿Qué? (What), ¿Quién? (Who), ¿Cuándo? (When), ¿Dónde? (Where), ¿Por qué? (Why), ¿Cómo? (How) y ¿Cuánto? (How much).

Es útil cuando se quiere definir con claridad el problema o el objetivo y establecer un plan de acción concreto y detallado. Por ejemplo, si queremos organizar un acto para promocionar nuestro producto, podemos usarlo para responder a preguntas como: ¿Qué tipo de acto?, ¿Quiénes serán los asistentes?, ¿Cuándo y dónde se realizará?, ¿Por qué es importante?, ¿Cómo se desarrollará?, ¿Cuánto costará?, etc.

6. Lluvia de ideas

También conocida como brainstorming, consiste en generar la mayor cantidad posible de ideas sobre un tema o problema sin juzgarlas ni filtrarlas. El objetivo es estimular la creatividad y la innovación, aprovechando la diversidad de opiniones y perspectivas.

Se utiliza cuando se quieren explorar diferentes alternativas o soluciones a un problema o reto. Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto al mercado, podemos hacer una lluvia de ideas con nuestro equipo para definir sus características, su nombre, su diseño, su estrategia de marketing, etc.

7. Seis sombreros para pensar

Desarrollada por Edward de Bono, se trata de adoptar diferentes perspectivas o roles para analizar el problema y las opciones desde distintos puntos de vista. Para ello utiliza seis sombreros, cada uno con un diferente color y que representa una forma también distinta de pensar: blanco (objetivo), rojo (emocional), negro (crítico), amarillo (optimista), verde (creativo) y azul (organizador). Al cambiar de sombrero, se exploran diferentes ángulos y se consideran diversas perspectivas antes de tomar una decisión, ampliando la visión y evitando sesgos o prejuicios.

8. Diagrama de Pareto

Se basa en el principio de que el 80% de los efectos se deben al 20% de las causas. Es decir, que hay pocas cosas que son realmente importantes y muchas que son triviales. Para aplicar esta técnica, se debe identificar el problema, las posibles soluciones y los beneficios esperados de cada una. Luego, se ordenan las soluciones de mayor a menor beneficio y se selecciona la que aporte el mayor valor con el menor esfuerzo.

9. Método del árbol

Consiste en representar gráficamente el problema y las posibles soluciones como un árbol, donde el tronco es el objetivo, las ramas son las alternativas y las hojas son los resultados. De esta forma, se puede visualizar mejor el impacto de cada decisión y elegir la que conduzca al mejor escenario.

10. Mapas mentales

Un mapa mental es una representación gráfica espontánea de pensamientos que se ramifica desde un concepto central para visualizar y organizar información relevante sobre una decisión, de forma sintetizada y eficiente, en un soporte predefinido (hoja de papel, pizarra, pantalla de ordenador, tableta, móvil…). La organización visual del diagrama ayuda a establecer conexiones entre ideas y tópicos de diversas índoles, fomenta la generación de ideas, la toma de notas efectiva, una retención mayor y a comprender mejor el panorama general y las interrelaciones entre diferentes elementos, antes de tomar una decisión.

11. TD basada en datos

Se define como el uso de hechos, métricas y datos y transformarlos en información útil para guiar decisiones que se alineen con las metas, los objetivos y las iniciativas perseguidos. Hace referencia a usar hechos concretos, o datos, para identificar patrones, hacer inferencias y realizar análisis a fin de guiar el proceso de TD.

Consiste en recopilar datos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa para respaldar el proceso de TD. Utiliza técnicas estadísticas y herramientas, como gráficos y tablas, para visualizar y comprender mejor los datos. Por ejemplo, si estás considerando lanzar un nuevo producto, analiza datos de mercado, tendencias de consumo y resultados de investigaciones de mercado para respaldar tu decisión.

12. Mentores y consejeros

Contar con el apoyo y la orientación de mentores y consejeros puede marcar una gran diferencia en la TD. Estas personas, con su experiencia y conocimientos, pueden ofrecer una perspectiva externa y objetiva que tal vez tú no hayas considerado y que complementa tus propias habilidades y conocimientos. Aprovecha la oportunidad de compartir tus desafíos y dilemas con ellos, y permíteles que te brinden su visión y consejos basados en su experiencia. Escucha atentamente y considera sus opiniones antes de tomar una decisión final.

Estas son algunas de las estrategias y técnicas que puedes utilizar para mejorar tu TD. Al explorar técnicas novedosas y creativas, puedes mejorar tu capacidad para tomar decisiones informadas y estratégicas. No obstante, ten muy presente que no hay una técnica perfecta o infalible, cada una tiene sus ventajas y limitaciones, sino que dependen del contexto, del objetivo y de las preferencias personales, por lo que es útil experimentar con diferentes enfoques y adaptarlos a tu situación específica.

Lo importante es tener una actitud proactiva, crítica y creativa a la hora de enfrentarse a los desafíos y oportunidades que se presentan en el día a día, en el ámbito profesional y personal, y encontrarte mejor equipado para enfrentar los desafíos profesionales y tomar decisiones con confianza y éxito.

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