El teletrabajo no se instaura de un día para otro. Requiere políticas, tecnología y un liderazgo y dirección que no se improvisan.

Las duras circunstancias actuales de pandemia y confinamiento, que nos han obligado a recluirnos varios meses en nuestras casas, le han dado un protagonismo inusitado al teletrabajo[1], convirtiéndolo, en algunos casos por convencimiento y en la mayoría por obligación, en uno de los pocos recursos que han permitido a muchos trabajadores mantener su actividad profesional y la relación laboral con sus empresas y clientes.

De repente parecía que se había descubierto la solución mágica. Pero, tal y como se ha llevado a cabo, en muchos casos simplemente trasladando, sin más, el presentismo laboral (ese vicio tan extendido en el que hay que estar en el puesto de trabajo, horas y horas, aunque no se rinda) a los hogares, controlando a los trabajadores a través de videoconferencias y con llamadas, correos y mensajes a cualquier hora (es decir, haciendo lo de siempre: trabajo presencial pero a distancia), parece que, como casi todo lo que se hace repentina, apresurada e improvisadamente, “este teletrabajo” está muy lejos de lo que debe ser. Convirtiéndose, para muchos de sus sufridores en una resignada desgracia, que, ojalá, desean, se acabe pronto. Tengamos en cuenta que, además, muchos debían cuidar de sus hijos, al no poder asistir al colegio, o de familiares enfermos, que no tenían cabida en los saturados hospitales.

Llevo ya 19 años siendo un teletrabajador y, porque los he disfrutado y sufrido, conozco sus ventajas y los inconvenientes que hay que ir sorteando, gradualmente, para que la experiencia sea productiva y gratificante. Por eso, desde hace unos ocho años, con la idea de generar debate e ir abriendo puertas, comencé a preguntar, a muchos de los más de 4.000 profesionales con que he mantenido relación en este tiempo, por la posible implantación del teletrabajo en sus empresas. El porcentaje de lugares posibles era abrumador, pequeño el de los interesados y muy pequeño el de los practicantes. Antes de esta emergencia, según la agencia estadística Eurostat, que también cuenta a los autónomos que trabajan desde su domicilio, en España solo un 4,3% de los ocupados trabajaban habitualmente desde casa, por detrás de la media europea (5,2%), y muy lejos de países como Holanda (14%), Finlandia (13,3%) o Luxemburgo (11%). Esta era la realidad. ¿Y, ahora de golpe, pretendemos cambiarla?

Curiosamente, los datos anteriores no van en consonancia con que España cuenta con una muy buena red de internet de alta velocidad, de las mejores de Europa, que cubre una buena parte de su geografía, y permitiría implantar el teletrabajo sin ningún problema. Ni con el número de aplicaciones para implantarlo, muy amplio y variado y que cubre con creces todas las necesidades. En este caso, la tan utilizada excusa tecnológica no es válida.

La realidad es que muchas empresas no están preparadas para facilitar esta opción a su personal aunque, según un informe del Banco de España, el 30% de las personas ocupadas en España podría teletrabajar.

¿Qué es?

El teletrabajo, que puede englobar una amplia gama de actividades, es mucho más que lo que, en general, se ha practicado en estos meses.

Teletrabajo con niños en casa I STOCK – Archivo

Es una forma flexible de organización de la actividad profesional que permite su desempeño sin la presencia física del trabajador en la empresa, durante una parte, total o parcial, de su horario laboral. Es voluntario, como establece el Estatuto de los Trabajadores, tanto para el trabajador como para el empresario, pudiendo formar parte de las condiciones actuales de la oferta de trabajo o incorporarse gradual y posteriormente por mutuo acuerdo.

Según se recoge en la legislación laboral, convenios colectivos o acuerdos específicos complementarios vigentes, la persona teletrabajadora tiene derecho a que se le garanticen idénticas condiciones laborales que las de las personas que realizan su trabajo en las instalaciones de la empresa.

¿Cómo se aplica?

No cabe duda de que numerosos trabajos, los que requieren de la intervención directa de sus trabajadores (sanidad, cajas, vendedores, servicio doméstico, limpieza, artesanía, construcción, peluquería, hostelería, agricultura, taxis, transporte…), no permiten el teletrabajo. Pero otros muchos sí,  un alto porcentaje de los desarrollados en oficinas. Por lo que, una vez establecida la diferencia y la oportunidad, hay que decidir si se quiere o no avanzar en su implantación, que debe ser progresiva hasta que llegue a todas las personas posibles.

Es fundamental tomarse el proceso muy en serio ya que, si se quieren obtener los mejores resultados, requiere de una seria planificación, que incluye un cambio de cultura, del modelo de liderazgo y de la organización empresarial.

Las empresas deben cimentar la relación con sus trabajadores en confianza, autonomía, flexibilidad, empatía, escucha, responsabilidad, cooperación, compromiso y gestión emocional. Disponer de sistemas de trabajo, comprendidos y consensuados entre las partes, basados en proyectos, objetivos, estándares de calidad y evaluación objetiva de resultados. Y de canales ágiles de comunicación que posibiliten la interacción, apoyo y seguimiento adecuados.

El liderazgo se vuelve aún más importante ya que, lejos de la oficina, deben existir figuras que garanticen la definición, planificación, asignación y supervisión correctas de las tareas, creen oportunidades, innoven, manejen la incertidumbre y, fundamental, que con empatía gestionen las emociones que, sin duda, serán otras y evolucionarán de forma diferente a las habituales.

Hay que abandonar los absurdos y obsoletos modelos, todavía vigentes, basados en el presentismo, el control, la falsa disponibilidad y los horarios laborales, que solo perpetúan la falta de confianza, la baja productividad y la ausencia de iniciativa y motivación.

Además, hay que dotar a todos los implicados de las adecuadas herramientas y formación para que todo funcione como se espera y el teletrabajo sea la herramienta transformadora, motivante y conciliadora para las empresas y los trabajadores que lo adopten.

Modalidades

Según la localización desde donde se realiza el teletrabajo existen tres modalidades:

• En el domicilio, del propio trabajador, de un familiar o en otro lugar con características de hogar. Probablemente esta sea la modalidad con mayor implantación y potencial de crecimiento y la preferida por aquellas personas que dispongan de un lugar idóneo y unas condiciones adecuadas para trabajar en una casa.
• En centros de teletrabajo o telecentros. Oficinas compartidas que disponen de instalaciones con los recursos de telecomunicaciones e informáticos necesarios para desarrollar teletrabajo. Una de sus ventajas es que proporcionan una solución para aquellas personas que temen el aislamiento social producido por el trabajo en el domicilio.
• Móvil o itinerante. El teletrabajo hace posible que personas que estaban ligadas a lugares fijos de trabajo se conviertan en “trabajadores nómadas», sin domicilio fijo, pudiendo realizar su función desde cualquier lugar del mundo que disponga de una adecuada conexión telemática para mantenerse en contacto con su empresa y/o clientes.

Ventajas

Proporciona autonomía y fomenta la responsabilidad

Probablemente sea su ventaja más evidente, ya que, en función de los objetivos y plazos de ejecución, el trabajador dispone de libertad para organizar y adaptar, a su propio ritmo, el tiempo y el lugar que dedica al trabajo, se fomenta la responsabilidad, al decidir cómo cumplirá con los objetivos, y facilita la conciliación con la vida personal.

Permite utilizar formas mixtas de teletrabajo, compaginándolas con la presencial y, según las necesidades y preferencias, situar el centro de trabajo en distintos lugares.

Además, el trabajador puede elegir las empresas, los proyectos y las retribuciones que más le interesen, cambiando cuando lo quiera, independientemente de donde resida, aprovechando las ventajas que le ofrezca el lugar elegido: clima, vivienda barata, oportunidades de desarrollo profesional, ocio, etc.

Mejora la productividad

Cuando, como se comentó anteriormente, el teletrabajo está bien planificado y supervisado, se dispone de todas las herramientas y formación necesarias, probablemente los trabajadores estarán más contentos y motivados, habrán encontrado los momentos óptimos para desarrollar su actividad y se producirá un aumento de la productividad y la calidad del trabajo y una reducción del absentismo y del número de accidentes y bajas laborales.

Trabajar en el propio hogar puede ser un beneficio emocional saludable que ofrece tranquilidad y mayor concentración. La casa inspira confianza y seguridad y reduce el riesgo de sufrir el síndrome del trabajador quemado.

Además, colateralmente, hay menos riesgos de conflictos entre los trabajadores, se reduce  el  estrés y el presentismo deja de tener razón de ser.

Reduce los costes empresariales

Aunque es muy probable que inicialmente las compañías tengan que hacer inversiones para costear los cambios, equipos y formación, a largo plazo suelen reducir sensiblemente sus costes estructurales, al no necesitar tanto espacio, poderse ubicar en mejores lugares y conseguir ahorros sensibles en consumos: electricidad, calefacción, comedores, mobiliario, aparcamientos, etc.

Ahorra en desplazamientos, vivienda y comidas

Los traslados a los centros de trabajo y oficinas de clientes pueden consumir varias horas diarias, que se ahorran fácilmente al realizarse muchos menos desplazamientos, pudiéndolas dedicar a otras actividades.

Mucha gente podrá irse a 30, 50, 100 o más kilómetros de sus oficinas porque solo necesitará visitarlas de vez en cuando, pudiendo acceder a casas mejores y más baratas.

Además, se economizan todos los gastos que implican los desplazamientos y las comidas, se reducen el estrés por la prisa y los atascos y, no menos importante, se contamina mucho menos. Lo notarán tanto el bolsillo como la salud propia y la del planeta.

Flexibiliza la contratación y la atracción de talento

Las empresas pueden contar con personas que difícilmente trabajarían en ellas porque no puedan o no quieran trabajar presencialmente, residan en una localización lejana a la ubicación del centro de trabajo…

Además, y esto es muy importante, se puede contratar a los mejores trabajadores de forma temporal y flexible, atendiendo al momento empresarial y/o a las necesidades de los proyectos, consiguiendo, en muchos casos, condiciones salariales más favorables. No cuesta lo mismo un buen informático en USA, España o India.

Facilita integrar a personas con discapacidad

Esta ventaja debe ser tenida muy en cuenta, ya que al reducirse los desplazamientos (en pocos casos se eliminarán) se facilita, en gran medida, el acceso al empleo a personas que tienen dificultades de movilidad o que necesitan grandes adaptaciones en las oficinas. Otro talento rescatado.

Aumenta la fidelidad del trabajador con la empresa

Si los teletrabajadores están contentos, recordemos que es una opción voluntaria, seguramente le verán múltiples ventajas y valorarán mucho mejor a la empresa que se las proporciona y que fomenta una cultura basada en la confianza, la responsabilidad y el trabajo por objetivos y no en la gestión del tiempo. Sobre todo en comparación con las que no lo ofrecen.

Posibles inconvenientes

No cabe duda de que hay actividades que presentan más dificultad que otras para instaurar el teletrabajo. Pero, en general, si (hay que volver a insistir) el teletrabajo se aplica conveniente y flexiblemente, muchas de ellas son fácilmente subsanables, anticipándolas o solucionándolas a medida que se producen.

Ausencia de lugar y/o condiciones adecuados

Cualquier teletrabajador necesita disponer de un lugar y equipo adecuados, que le faciliten la concentración y trabajar a gusto, para desarrollar su actividad, bien en su domicilio o en algún otro lugar. Es muy difícil, casi imposible, teletrabajar de forma continuada sin ellos.

Aquí podríamos añadir que, al pagarlos de su bolsillo, el empleado aumentará los gastos de electricidad, calefacción o equipos que necesite para trabajar. Esto es negociable salarialmente, ya que la empresa puede asumirlos o pagar una parte. Unas veces tendrán el mismo o parecido coste que en la modalidad presencial y otras, dependiendo del lugar (países más baratos), se pueden reducir sensiblemente.

Dificultad para desconectar

En ocasiones, sobre todo al principio, reunir en un mismo espacio el trabajo y la vida personal puede dificultar su separación efectiva. Si el empleado no está motivado y concienciado y no es organizado, el trabajo se puede volver tedioso y verse seriamente comprometida su viabilidad, productividad y resultados.

Aumento de la sensación de aislamiento

Para la mayoría la interacción humana sigue siendo fundamental y la falta de contacto y del ambiente de trabajo, que generan la relación con otros compañeros, puede provocar que el trabajador acabe sintiéndose demasiado solo. Esto tiene fácil solución programando, con la frecuencia necesaria,  contactos presenciales y virtuales, con todas las personas implicadas en la relación laboral: compañeros, clientes, proveedores, colegas, etc.

Descenso del rendimiento laboral

Puede descender si las actividades, la supervisión y el control y evaluación de resultados no están bien establecidos y realizados. El rendimiento también puede verse afectado porque no es fácil generar un ambiente estable de trabajo en la propia casa, ni todo el mundo es capaz de inspirarse y concentrarse en telecentros.

Si lo anterior sucede es probable que el empleado se identifique menos con la empresa ya que la distancia puede disminuir su sentido de pertenencia.

Reducción del aprendizaje

Otro inconveniente fruto de una mala planificación y ejecución, ya que el aprendizaje grupal y colaborativo no tiene porqué disminuir. Incluso podría aumentar, creando campus virtuales, combinando acciones a distancia con otras presenciales y perfeccionando las herramientas para minimizar el impacto de la falta de interacción.

Dificultad para supervisar a los empleados

Suele producirse cuando la cultura empresarial y el modelo de liderazgo no están adaptados, ya que la actividad debe medirse por proyectos, objetivos y resultados y no por la presencia de los empleados. En la mayoría de los casos es una excusa que muestra la falta de actitud, creatividad y compromiso para generar los modelos necesarios. ¿Cuenta la empresa con los directivos adecuados para este momento?

Dificultad para organizar el trabajo en equipo

Teletrabajar puede hacer más difícil trabajar en equipo si no existe un lugar físico en el que desarrollarlo. No debemos olvidar que llevamos años haciéndolo presencialmente y los cambios no son automáticos. Pero tanto las reuniones como los encuentros, formales o informales, necesarios pueden hacerse de forma virtual, con videollamadas, y, cuando sea pertinente, presenciales en algún lugar conveniente. Muchas veces, como ya sucede en la actividad tradicional, se aumenta su eficacia realizándolos fuera de la oficina.

Exposición a agresiones externas y robos de información

Aspecto crucial que requiere una especial atención e inversión para evitar ciberataques y robos de información relevante y sensible.

No cabe duda de que es más difícil mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos cuando se trabaja de forma distribuida a distancia, aunque nada la asegura. Pero ya existen soluciones que, convenientemente administradas, actualizadas y formados los usuarios, hacen muy difícil el acceso a los ciberdelincuentes.

Y, ¿ahora qué?

Ahora, las cuestiones son: ¿Qué pasará cuando la actual crisis termine y alcancemos la mal llamada “nueva normalidad”? ¿Se valorará la experiencia de estos meses de confinamiento? ¿Se aprenderá de los errores cometidos, analizando y solucionando las dificultades encontradas, para instaurar definitivamente el teletrabajo y que, la próxima pandemia o lo que venga, nos encuentre preparados? ¿O, poco a poco, se volverá a la lógica presencial y la mayoría volverá a las oficinas?

Porque, aunque los nuevos hábitos laborales siempre han reemplazado a los anteriores, normalmente de modo lento y laborioso, ya no tenemos excusa y no podemos decir que no estábamos avisados.

Así que si sabes que debes incorporar el teletrabajo a tu empresa y no quieres dejar pasar esta oportunidad para dar el paso, aunque lo veas complicado y difícil, y mucho más solo, contacta conmigo. Analizaremos, conjuntamente, tu situación y buscaremos una solución adecuada. La próxima vez no estar preparado puede dejarte fuera de juego.

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[1] Un estudio reciente de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Eurofound) calcula que casi el 40% de los ocupados en la Unión Europea comenzó a teletrabajar como consecuencia de la pandemia.